Facturas de proveedor
Entran por correo en PDF y alguien las teclea en el ERP una por una. Se leen solas, se comparan con el pedido y las que no cuadran las revisa una persona antes de pasar a contabilidad. Es el caso de las 792 horas.
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Automatización de procesos · empresasLas tareas que se repiten todos los días y acaban comiéndose la jornada de alguien.
Facturas que se teclean, albaranes que se imprimen para volver a escribirlos, partes que llegan doblados el viernes, altas que se copian de un correo a tres programas. Eso es lo que automatizo. No con una plataforma nueva: con lo que ya tienes.
4 a 12semanas por implantación, según procesos
96 %de las facturas de una distribuidora, sin intervención
1 mesde acompañamiento después de la entrega
0sistemas que haga falta sustituir, casi siempre
Qué se automatiza
Lo que se hace muchas veces igual.
La regla es simple: si algo pasa cuatro veces al año, no compensa. Si pasa cuatrocientas veces al mes, es un candidato. Estos son los que más me encuentro.
Albaranes y pedidos
Se imprimen, se teclean y a fin de mes se cuadran contra las facturas. Con la lectura automática, el albarán entra directamente y el cuadre sale solo.
Partes de trabajo y de obra
Los rellenan en papel y llegan a oficina cuando llegan. Desde el móvil, con foto y firma, entran en el momento y las horas por obra se ven el mismo día.
Altas, avisos y recordatorios
Un cliente nuevo se copia del correo al CRM, a la facturación y al grupo de WhatsApp. Un recordatorio de cita se llama uno a uno. Las dos cosas se hacen solas, con respuesta.
Informes que se montan a mano cada lunes
Alguien abre cuatro programas, copia números a un Excel y lo manda. El informe se monta solo y llega antes de que empiece la reunión.
Cómo lo hago
Primero mirar, después quitar, y al final automatizar lo que queda.
- MirarMe siento con la persona que hace el trabajo y veo cómo lo hace de verdad, no cómo dice el manual. Con cronómetro. Ahí aparecen los pasos que sobran y los casos raros que nadie cuenta.
- QuitarAntes de automatizar, se elimina lo que no hace falta. Automatizar un paso inútil es hacerlo rápido, no quitarlo.
- ConectarSe trabaja sobre el ERP, el CRM y los programas que ya tienes. Con n8n, Make, Power Automate o código, según lo que haya. Sustituir un sistema central es la última opción, y casi nunca hace falta.
- ProbarCon datos reales y con los casos excepcionales previstos desde el primer día: el proveedor que cambia el formato del PDF, la factura sin pedido, el albarán duplicado.
- AcompañarEl primer mes después de la entrega sigo disponible, que es cuando aparecen los casos que no salieron en las pruebas.
72 hal mes tecleando facturas en una distribuidora de 34 personas. Ahora, seis.
De setenta y dos horas al mes a seis.
Antes72 h al mes
Ahora6 h al mes
Las seis horas que quedan son las facturas que no cuadran y que una persona tiene que mirar. Eso no se automatiza: se deja bien señalado.
Para quién
Donde más se nota.
Distribución e importación
Facturas de proveedor y reparto del DUA
Las facturas entran en PDF y el DUA se reparte a mano en un Excel que decide el margen.
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Quien contesta primero se lleva la obra, y los partes dejan de llegar el viernes.
Ver el caso → Apartamentos y extrahoteleroEl parte de viajeros, una sola vez
Los datos del huésped entran una vez y el parte, la liquidación y la comisión salen de ahí.
Ver el caso → ClínicasRecordatorios con respuesta y consentimientos sin papel
La última hora del día deja de irse en llamar a las citas de mañana.
Ver el caso →
Preguntas
Antes de reservar.
¿Hace falta cambiar el ERP para automatizar?
Casi nunca. Se conecta por encima de lo que hay: Sage, Odoo, A3, Holded,
Microsoft 365, lo que tengas. Sustituir el ERP es la opción más cara y más lenta, y
suele ser la última que propongo.
¿Qué pasa cuando un proveedor cambia el formato de la factura?
Que la factura cae en la bandeja de revisión y la mira una persona, en vez
de entrar mal en contabilidad. Los casos excepcionales se prevén desde el primer día;
lo que no se puede prever, se señala.
¿Y si el proceso pasa pocas veces al mes?
Entonces no compensa automatizarlo, y te lo digo en los quince minutos. Lo
que hace falta es volumen: algo que se repita muchas veces igual.
Empezar
Cuéntame qué se teclea a mano en tu empresa.
Quince minutos sin coste para valorar si compensa y por dónde se empieza.