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Los recordatorios se hacen llamando
Una persona de recepción dedica la última hora a llamar a las citas del día siguiente. Se automatiza barato y se nota la primera semana. Pero hay una trampa y está abajo: la mayoría lo monta mal.
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Clínicas y grupos sanitarios privados · CanariasLa última hora del día se va en llamar a las citas de mañana.
Y los que no cogen el teléfono son justo los que faltan al día siguiente. Cada hueco vacío cuesta lo que cuesta esa consulta, y encima cuesta la hora de recepción que se fue en marcarlo.
1 hdiaria de recepción, sólo llamando
250 hal año, contando días laborables
5 minpor paciente en imprimir, firmar, escanear y subir
2 a 4semanas de trabajo para lo primero
Lo que me encuentro
Grupos que han crecido más rápido de lo que han ordenado.
Dos, cuatro o diez centros con el mismo software de siempre y procedimientos que se montaron cuando había uno.
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El consentimiento se firma en papel
Se imprime, se firma, se escanea, se sube a la ficha y el papel se guarda en un archivador por si acaso. Tres pasos y un armario. Lo que compensa aquí no son los cinco minutos: es dejar de tener un armario con datos de salud dentro.
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Las mismas cinco preguntas, cincuenta veces al día
Horarios, precios de la primera consulta, si se atiende con tal seguro, cómo llegar. Eso lo puede contestar un asistente con la información de la clínica, y lo que requiere criterio clínico sigue pasando por una persona. Siempre.
250 hal año de la persona que debería estar atendiendo a quien entra por la puerta. Una hora al día, todos los días.
La trampa de los recordatorios.
Casi todo el mundo los automatiza y se olvida de la respuesta. Si el paciente contesta «no puedo», alguien tiene que leerlo y mover la cita. Un recordatorio que no escucha la respuesta no reduce las ausencias: las reparte de otra manera y encima molesta.
Lo digo antes de vender nada porque es la diferencia entre que esto funcione y que dentro de tres meses lo apaguéis.
Antes y después
Así queda, de un vistazo.
Hoy
1 h al día llamando
Después
Leer las respuestas
Lo que queda no es llamar: es atender a los que dicen que no pueden, que son los que de verdad iban a dejar el hueco vacío.
Datos de salud: se hace bien o no se hace.
La salud es categoría especial en el RGPD, y eso alarga cualquier proyecto. No lo presento como un problema: es lo que descarta al proveedor barato que os subiría la historia clínica a donde sea.
Antes de empezar definimos qué dato sale de la clínica, cuál no sale nunca y con qué proveedores se trabaja. Cuando hace falta, se usan modelos alojados en vuestra propia infraestructura o en servidores europeos, y se deja escrito.
Cuándo te voy a decir que no.
- Si sois una consulta de una persona con agenda holgada. Ahí la hora de teléfono no existe y no hay nada que recuperar.
- Si nadie va a leer las respuestas de los pacientes. Preferiría no montarlo antes que montarlo para que lo apaguéis.
- Si el software de gestión no deja sacar ni meter nada. Se puede, pero se encarece mucho y hay que decirlo antes.
Quince minutos
Te digo si tiene arreglo y cuánto costaría.
Videollamada o teléfono, sin coste y sin compromiso. Contesto yo, en menos de 24 horas. Si veo que no compensa, te lo digo igual.
O cuéntalo por escrito con la radiografía de 10 minutos y te contesto en 48 horas.