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Diez procesos reales · medidos dentroLo que me encuentro dentro de empresas de Canarias: qué se hace a mano, cuánto cuesta, si tiene arreglo y cuándo no merece la pena tocarlo.
Los tiempos están medidos con reloj, no estimados. Tres de los diez tienen un veredicto negativo, y están aquí por eso.
4 hal mes · 120 apartamentos
Los datos entran en el PMS al hacer la reserva y se vuelven a teclear enteros para el parte de viajeros. El dato ya existe: sólo hay que llevarlo. Solo no da para un proyecto, va dentro de otro.
Con matices×4la misma avería, al año
El huésped avisa, alguien lo lee, alguien llama al fontanero. A final de mes nadie sabe cuántas hubo ni cuáles se repiten. Lo caro no es el tiempo: es pagar cuatro veces la reparación del mismo termo.
Se arregla72 hal mes · 1.000 facturas
Se abre, se mira el pedido, se comprueba línea por línea y se mete en el ERP a mano. Es el caso mejor resuelto de esta lista y el que antes se paga solo. Con menos de 150 facturas al mes, no lo toques todavía.
Se arregla½ jornadapor contenedor
Alguien reparte el AIEM y el IGIC entre las referencias en un Excel que sólo entiende él, y ese Excel decide el margen del mes. Aquí lo que se compra no es tiempo: es dejar de depender de una persona.
Se arregla1 hal día, en recepción
La última hora del día se va en llamar a las citas de mañana, y los que no cogen el teléfono son los que faltan. Se automatiza barato, pero si el paciente contesta «no puedo», alguien tiene que leerlo.
Se arregla5 minpor paciente
Imprimir, firmar, escanear, subir a la ficha y guardar el papel por si acaso. Merece la pena por el archivador, no por los cinco minutos. Son datos de salud: se hace bien o no se hace.
Con matices½ jornadade una persona · 20 operarios
Se rellena a mano en la obra y llega a oficina el viernes, o el otro. Es el que más fracasa de esta lista, y no por la tecnología: por montarlo sin pisar una obra. Sin cobertura, con guantes y con prisa.
Con maticesSin rastrode qué se pidió y a qué precio
Un audio al del almacén. Funciona hasta que hay que demostrar qué se pidió, cuándo y a qué precio. Cambiar el hábito cuesta más que montarlo, así que esto no es lo primero que se toca.
A medias2 personasa jornada completa la semana del cierre
Fotos torcidas, repetidas, con el dedo encima. Alguien las ordena, las nombra y las mete en el programa. El más urgente de la lista por la factura electrónica, y hay que enseñar a los clientes.
Se arregla3 hpor acta · 80 juntas al año
Se toma nota, se transcribe esa noche, se maqueta y se manda, casi siempre fuera de horario. El mejor primer proyecto para un despacho: barato, visible y se nota el mismo mes. El acta la revisa una persona, siempre.
Se arreglaEl proyecto de la lectura de facturas, desmontado: los números reales y los tres errores que cometí por el camino.
Distribuidora en Tenerife, 34 personas, entre 900 y 1.100 facturas de proveedor al mes en PDF. Dos personas las abrían, comprobaban las líneas contra el pedido y las metían en el ERP. Medimos una semana con cronómetro: 4 minutos y 20 segundos de media.
La factura entra, se extraen los datos, se comprueban contra el pedido y el albarán y si cuadra se mete sola. Lo que no cuadra se para y aparece en una bandeja. Esa última parte es la que casi nadie monta y la que hace que funcione.
Un proveedor cambió el formato del PDF y estuvimos dos días metiendo mal el vencimiento; lo detectó una persona, no el sistema. Dije seis semanas y fueron nueve, por cuatro proveedores que facturaban desde un fax. Y monté los avisos por correo, donde nadie los leía.
96 de cada 100 facturas entran solas. Las cuatro restantes las mira una persona, que es lo que tiene que pasar: son las que traen un precio que no cuadra o una cantidad que no llegó. Las dos personas de administración siguen ahí.
Publico los fallos porque es lo que hace creíbles los aciertos.
Cuéntamelo en ocho campos y te devuelvo por escrito qué se puede quitar, en qué orden y qué costaría de partida.