CRM con facturación
El presupuesto aceptado en HubSpot, Zoho o Salesforce se convierte en cliente y en factura en Sage, Odoo, Holded o A3, sin que nadie lo copie. Y el cobro vuelve al CRM para que comercial sepa qué pasa.
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Integración de sistemas · ERP, CRM y lo demásQue el ERP, el CRM y los programas de siempre se pasen los datos entre ellos.
El cliente se da de alta en el CRM, se vuelve a teclear en la facturación y otra vez en el programa de reparto. Tres sitios, tres versiones del mismo apellido mal escrito. Se conecta por encima de lo que hay, sin sustituir lo que ya está pagado y funciona.
3sitios donde se teclea el mismo dato, de media, en las empresas que veo
0sistemas centrales que haga falta cambiar, casi siempre
2 a 6semanas por integración, según los sistemas
1 mesde acompañamiento después de la entrega
Qué se conecta
Las conexiones que más se piden, y por qué.
Tienda o reservas con el ERP
El pedido de la web, del motor de reservas o del PMS entra en el ERP con el stock, el precio y el cliente correctos. Se acaban los pedidos que se teclean el lunes.
El Excel que sólo entiende una persona
Casi siempre hay uno: el del reparto del DUA, el de las comisiones, el de las horas por obra. Se saca del Excel y se mete en el sistema, con las mismas reglas, para que no dependa de que esa persona no esté de baja.
Microsoft 365 o Google Workspace con todo lo demás
El correo que entra crea la tarea, el formulario que se rellena crea el registro, el calendario se cuadra con las citas. Es lo que ya pagáis, puesto a trabajar.
Cómo lo hago
Por encima de lo que hay, no en lugar de lo que hay.
Hay dos maneras de integrar: cambiar todos los sistemas por uno que lo haga todo, o conectar los que tienes. La primera cuesta un año y un disgusto, y al final el nuevo tampoco lo hace todo. La segunda cuesta semanas y deja cada programa haciendo lo que hace bien.
Uso las APIs de los propios programas cuando las tienen, n8n o Make cuando compensa no escribir código, y código cuando hace falta que sea exacto. La elección se hace por lo que hay, no por lo que esté de moda, y se explica en el documento de la sesión de trabajo para que puedas cambiarlo o mantenerlo con otro.
Y cada conexión lleva su bandeja de errores: cuando un dato no cuadra, no se pierde, se señala y lo mira una persona.
1 vezse teclea cada dato. El parte de viajeros, la liquidación al propietario y la comisión salen de la misma reserva.
Un dato, un sitio, y de ahí a todos los demás.
En una gestora de apartamentos los datos del huésped se tecleaban en el PMS y otra vez para el parte de viajeros, y la liquidación al propietario se montaba en un Excel. Ahora la reserva entra una vez y el parte, la liquidación y la comisión salen de ella. Cuatro horas al mes que no deberían haber existido nunca.
Es el caso de los apartamentos, y es integración pura: ningún sistema nuevo, tres conectados.
Preguntas
Antes de reservar.
¿Y si mi programa no tiene API?
Casi todos tienen alguna forma de entrar: exportaciones programadas, una base
de datos accesible, un buzón que lee. Y si de verdad no hay ninguna, se automatiza la
pantalla como lo haría una persona, que es lo que llaman RPA. Es la última opción, pero
funciona.
¿Se rompe cuando actualizan el programa?
Puede pasar, y por eso cada conexión avisa cuando algo deja de cuadrar en vez
de fallar en silencio. El primer mes después de la entrega sigo disponible, y después
hay una cuota de mantenimiento si la quieres, o te dejo la documentación para que lo
lleve quien tú decidas.
¿Tengo que darte acceso a todo?
A lo que haga falta y con el permiso mínimo, con usuarios propios que se
pueden revocar. Se escribe qué accesos hay y para qué, y al terminar se revisan.
Empezar
Cuéntame qué se teclea en dos sitios.
Quince minutos sin coste para ver qué se puede conectar y qué no compensa.