Cómo saber si compensa automatizar un proceso: las cinco preguntas

1 · ¿Cuántas veces al mes pasa?

Es la primera porque es la que más proyectos descarta. Un proceso que pasa diez veces al mes no se automatiza nunca a cuenta, por muy pesado que sea cada vez. Un proceso que pasa quinientas veces se paga casi solo, aunque cada vez sean dos minutos.

La regla que uso: por debajo de veinte veces al mes, no hay proyecto. Entre veinte y cien, depende de cuánto tarda cada una. Por encima de cien, casi siempre hay algo. Haz la cuenta con un proceso tuyo:

Veces al mes Minutos cada vez

Sólo se calcula aquí, en tu navegador: no se envía nada.

0horas al año, a doce meses

0horas al mes

0jornadas de ocho horas al año

2 · ¿Sigue reglas fijas o hay que decidir cada vez?

«Si llega esto, se hace esto» se automatiza. «Depende del caso» no. Y no es una limitación de la tecnología: es que lo que necesita criterio tiene que seguir pasando por una persona, o el día que falle nadie sabrá por qué.

Lo que sí se puede hacer con un proceso que pide criterio es automatizar lo de alrededor: reunir los datos, preparar el caso, dejarlo listo para que la persona decida en un minuto en vez de en diez. Es otro proyecto, más pequeño, y a veces es el bueno.

3 · ¿Dónde están los datos?

En un ERP o un CRM del que se puedan sacar: fácil. En hojas de cálculo y correos: se puede, con más trabajo. En un programa cerrado que no deja sacar ni meter nada: se puede, pero se encarece mucho y hay que decirlo el primer día. En la cabeza de alguien: primero hay que escribirlo, y esa parte es vuestra.

Esta pregunta es la que más veces cambia el presupuesto, así que la hago antes de dar ninguna cifra.

4 · Si se hiciera solo, ¿en qué se emplearían esas horas?

Es la pregunta que casi nadie hace y la que más proyectos malos evita. Si la respuesta es «en nada concreto», el ahorro no se convierte en nada y el proyecto no se paga: se libera tiempo que nadie necesitaba. Si la respuesta es «en el trabajo que está esperando a que alguien se libere», entonces sí hay retorno, y se puede calcular.

En la distribuidora del caso de las facturas, las dos personas de administración siguen ahí. Las 792 horas al año que dejaron de teclear se fueron a reclamar cobros y a atender a proveedores, que era lo que estaba sin hacer.

5 · ¿Cuántas personas tocan el proceso?

Una, que trabaja sola o casi: el proyecto es de sesión, no de tres meses. Dos o tres personas: hay proyecto pequeño. Varios departamentos: hay proyecto, y suele ser de integración, porque el problema está en cómo se pasan las cosas de uno a otro.

Cuándo digo que no

• Cuando el proceso pasa cuatro veces al año. No hay nada que automatizar que compense.
• Cuando el problema no es el proceso sino que dos departamentos no se hablan. Eso no se arregla con software.
• Cuando las horas liberadas no tienen dónde ir.
• Cuando lo único que interesa es cobrar una ayuda y el proceso da igual. Un proyecto que sólo sale a cuenta con subvención es un mal proyecto.

Cómo hacerlo en cinco minutos

Las cinco preguntas están en el test de la web, con un veredicto que puede ser «todavía no». Y si prefieres contarlo por escrito, está la radiografía de diez minutos: ocho campos y un documento por correo en 48 horas laborables, sin coste.

Los procesos que me encuentro más veces, con sus tiempos medidos y su veredicto, están en el catálogo. Tres de los diez tienen veredicto negativo, y están ahí por eso.