Qué medir antes de meter IA en un proceso, y por qué el Bono IA lo va a pedir

El problema de «más o menos»

Cuando pregunto cuánto tiempo se va en teclear las facturas, la respuesta suele ser «bastante» o «una barbaridad». Cuando pregunto cuántas salen mal, «alguna». Con eso no se puede tomar una decisión de miles de euros, y tampoco se puede justificar después que el proyecto ha servido.

En la distribuidora del caso de las facturas, la cifra que sostiene todo lo demás son 4 minutos y 20 segundos por factura. Salió de medir una semana entera con cronómetro. Sin ella, las 792 horas al año que vinieron después serían una opinión mía, y las opiniones no se auditan.

Las tres cifras

1 · Cuántas veces

Cuántas veces pasa el proceso en un mes normal. Facturas que entran, citas que se recuerdan, partes que se rellenan, presupuestos que salen. Es la cifra que decide si hay proyecto: por debajo de cierto volumen, no lo hay, y es mejor saberlo el primer día.

2 · Cuánto tarda cada una

De principio a fin, con las esperas. No cuánto tarda la parte de teclear, sino desde que el PDF llega al correo hasta que la factura está en el ERP y archivada. Se mide con cronómetro, varias veces, y con la persona que lo hace de verdad, no con quien lo diseñó.

3 · Cuántas salen mal

Cuántas hay que rehacer, cuántas se quedan atascadas, cuántas llegan tarde. Es la cifra que más sorprende cuando se mide, y la que más veces justifica el proyecto por sí sola: un error en una factura de proveedor cuesta más que las cuatro que se tecleaban en ese rato.

Cómo medirlo en una semana

1. Elige un proceso, no tres. El que más duela o el que más se repita.
2. Una hoja con cuatro columnas: fecha, cuánto ha tardado, si ha salido bien y un comentario si ha pasado algo raro. En papel o en una hoja de cálculo, da igual.
3. La persona que lo hace apunta cada vez durante cinco días laborables. Sin cambiar nada de cómo lo hace; la semana tiene que ser normal.
4. Apunta también las excepciones: el proveedor que manda la factura por fax, el paciente que llama en vez de contestar al mensaje. Las excepciones son lo que rompe los proyectos, y conviene conocerlas antes de firmar nada.
5. El viernes, tres números: veces por semana, minutos de media y porcentaje que ha salido mal. Multiplica por cuatro y tienes el mes.

No hace falta software ni consultor para esto. Hace falta una semana y que alguien se lo tome en serio.

Por qué el Bono IA lo va a pedir

El Plan IA360 liga el bono a un diagnóstico previo, a un caso de uso concreto y a la «medición posterior del impacto en productividad». Medir después sólo es posible si alguien midió antes. Quien llegue a la convocatoria con las tres cifras de arriba tendrá hecha la parte del diagnóstico que no se puede improvisar; quien llegue con «más o menos» tendrá que inventarla, y eso se nota.

Lo que no se ha medido antes no se puede demostrar después. Es lo único del proyecto que no admite arreglo tardío.

Lo que se hace con las cifras

Con las tres cifras se puede calcular lo que cuesta hoy el proceso al año, en horas y en errores, y compararlo con lo que costaría cambiarlo. Si la comparación no sale, no hay proyecto, con bono o sin él. Si sale, esas mismas cifras son la línea de partida contra la que se mide el resultado, y las que un tercero puede comprobar.

Es la parte tres del Diagnóstico IA, y la que más veces me han dicho que no sabían que había que hacer. Ahora ya lo sabes.

El caso de las facturas, con las cifras y los tres errores que cometí, está en el catálogo. Qué es el bono y cuándo sale, en la página del Bono IA.