El parte de viajeros en apartamentos turísticos: qué exige y cómo dejar de teclearlo dos veces

Qué dice la norma

El registro de viajeros lo regula el Real Decreto 933/2021, y desde el 2 de diciembre de 2024 se comunica obligatoriamente a través de la plataforma del Ministerio del Interior, SES Hospedajes. Obliga a hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, campings y, en general, a quien ofrezca alojamiento turístico, también a través de plataformas.

Qué	Cómo queda
Plazo	24 horas desde la reserva o su anulación, y 24 horas desde el inicio de la estancia
Datos del viajero	Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, documento de identidad y su número, dirección, teléfono o correo, y parentesco si viaja con menores
Conservación	Tres años desde el fin de la estancia
Sanciones	De 100 a 600 euros por comunicar tarde; de 601 a 30.000 euros por no comunicar

Esto es un resumen de la norma a 26 de septiembre de 2026, no asesoramiento legal. Los detalles de cada caso, con quien te lleve la parte jurídica.

Dónde está el trabajo tonto

La norma pide un puñado de datos que ya están en el PMS desde el momento de la reserva. Lo que veo en las empresas que gestionan apartamentos es que una persona, todos los días, vuelve a teclear esos datos en otra pantalla. Unos dos minutos por huésped, con los mismos apellidos mal escritos las dos veces.

En una gestora de 120 apartamentos con treinta entradas a la semana, son cuatro horas al mes que no deberían existir. Y en temporada alta, cuando hay que hacerlo con prisa, es cuando más errores hay y cuando peor viene una sanción.

Cómo se quita

Llevando el dato de un sitio al otro sin que nadie lo teclee. Se hace de una de estas tres maneras, y cuál te toca depende del PMS:

1. El PMS ya lo hace. Algunos tienen el envío al registro integrado. Si es tu caso y no está activado, es una llamada al soporte y ya. Compruébalo antes de contratar nada.
2. El PMS tiene forma de sacar los datos, por API o por exportación. Entonces se monta el paso: cada reserva confirmada genera el registro y lo envía en plazo, y lo que falla cae en una bandeja para que alguien lo mire. Dos a cinco semanas de trabajo.
3. El PMS no deja sacar nada. Se puede, pero se encarece y muchas veces no compensa. Te lo digo en la primera llamada, antes de que gastes un euro.

Lo que queda después no es teclear: es revisar. Que es distinto, y es lo que la norma espera que haga una persona.

Lo que viene detrás, y es lo caro

El parte es el proceso limpio y por eso se empieza por él. Pero en la misma gestora hay dos más, encadenados. La liquidación mensual a cada propietario, que se monta a mano cruzando reservas, limpiezas, incidencias y comisiones, y que es el trabajo que se queda para el fin de semana. Y el motor de reservas propio, que no quita los portales pero cambia la mezcla de por dónde entra el dinero. Es el proyecto caro de los tres y el que más devuelve.

Todo eso, con los números y con cuándo te digo que no, está en la página de apartamentos y extrahotelero.

Si tienes menos de veinte entradas al mes

No te compensa un proyecto. Compensa una sesión de noventa minutos para dejar el envío bien montado con lo que ya tengas, y poco más. Te lo diré en la primera llamada, que son quince minutos sin coste.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, sobre las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor; plataforma SES Hospedajes del Ministerio del Interior. Los tiempos del caso son de los registros de la empresa.